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Fragen und Antworten

Mündliche Frage

11. April 2019 – Frage von G. Freches an Minister Mollers zur elektronischen Akte Kaleido

­Wie ist der aktuelle Stand der Dinge bezüglich dieser e-Akte? Wie hoch beläuft sich aktuell der Kostenaufwand? Wie wird die zukünftige Rechte- und Zugriffsverwaltung aussehen?

Die nachfolgend veröffentlichten Fragen und die Antwort entsprechen den hinterlegten Originalfassungen.
 
Frage von Gregor Freches (PFF):
 
Seit geraumer Zeit befasst sich KALEIDO mit der Einführung einer personenbezogenen elektronischen Akte pro Schüler. Die sogenannte e-Akte ermöglicht es, die digitale Verwaltung von relevanten Informationen spürbar zu verändern. Zudem versprechen moderne Archivierungssysteme, dass das Wissen nicht mehr personengebunden, sondern allgemein nutz- und einsehbar sein wird.
Durch die Möglichkeit einer klaren Rechte- und Zugriffsverwaltung gehören unbefugte Zugriffe auf vertrauliche Dokumente der Vergangenheit an. E-Akten bieten außerdem erhöhten Schutz. Gleichzeitig bleiben die Daten für alle berechtigten Personen oder Abteilungen verfügbar und wichtiges Wissen bleibt stets erhalten. Aber auch über die Sicherheits- und Transparenzbarriere hinaus bieten papierlose Akten eine Anzahl an positiven Aspekten und sollen die Verwaltung von Dokumenten vereinfachen. Folgendermaßen könnten die zuständigen Mitarbeiter des Dienstes KALEIDO ohne großen Aufwand auf diese Daten von überall aus zurückgreifen.
 
Meine Fragen nun an Sie, werter Herr Minister :
­- Wie ist der aktuelle Stand der Dinge bezüglich dieser e-Akte?
­- Wie hoch beläuft sich aktuell der Kostenaufwand?
­- Wie wird die zukünftige Rechte- und Zugriffsverwaltung aussehen?

Antwort von Harald Mollers (ProDG), Bildungsminister:
 
Sehr geehrter Herr Vorsitzender,
Werte Kolleginnen und Kollegen,
 
2016 ist von Seiten des Ministeriums der Versuch unternommen worden, eine Art Übergangslösung für Kaleido zu implementieren.
Die Kosten hierfür beliefen sich auf 27.490 EUR.
Da diese auf einem Sharepoint basierende Anwendung, die von der Firma RegioIT entwickelt worden war, für Kaleido aber letztlich bedauerlicherweise keinen wirklichen Mehrwert darstellte und mit zusätzlichen Betriebskosten von rund 6.000 EUR pro Jahr verbunden war, hat Kaleido im letzten Jahr den entsprechenden Vertrag gekündigt und widmet sich jetzt ganz der Suche nach einer grundlegenden Lösung.
 
Die weiteren geplanten Phasen der RegioIT-Lösung – Reporting und Datenexporte, Verwaltung medizinischer Daten und Verwaltung psychosozialer Daten – wurden also auf Wunsch von Kaleido nicht mehr umgesetzt.
Seit September 2018 verfügt Kaleido in der Person eines Referenten über personelle Ressourcen, um das Projekt der sogenannten „e-Akte“ zu leiten und voranzutreiben. So versuchte Kaleido zunächst, sich an das bestehende flämische Programm „LARS“ anzuschließen, mit dem Ziel, dieses in einem zweiten Schritt an die diversen Bedürfnisse des Dienstes anzupassen.
In enger Zusammenarbeit mit den Entwicklern von „LARS“ wurde in der Analysephase infrage gestellt, ob eine Anpassung des Systems überhaupt möglich ist.
Zudem stellte sich heraus, dass eine Anbindung an dieses System ungünstig wäre, weil man sich an das flämische System und seine Gesetzgebung binden würde.
Auch finanziell hätte eine Anpassung keine Vorteile gebracht.
Da aus Sicht von Kaleido vor allem die Unabhängigkeit und Flexibilität in Bezug auf die „e-Akte“ gewährleistet werden muss, entschied der Dienst sich Ende 2018 gegen eine Anbindung an das flämische Programm.
Die Kosten der Zusammenarbeit mit den Entwicklern der „LARS“-Software beliefen sich auf 7.417,30 EUR.
Ein Großteil der Arbeit, die in dieser ersten Phase geleistet wurde, ist jedoch laut Kaleido auch für den zukünftigen Entwicklungsprozess nützlich.
Derzeit spricht aus Sicht von Kaleido Vieles für die Entwicklung einer spezifischen Kaleido-Lösung.
Hier ist aber noch keine definitive Entscheidung getroffen.
Der Projektleiter ist bemüht, eine geeignete Lösung zu finden – nicht zuletzt wegen des Datenschutzes, der durch ein elektronisches System einfacher zu gewährleisten ist.
Zur Rechte- und Zugriffsverwaltung können aufgrund des derzeitigen Stands der Planungen noch keine verbindlichen Aussagen gemacht werden.
Bei den folgenden Erläuterungen handelt es sich also lediglich um Annahmen.
Kaleido teilte uns mit, dass ein System in Form einer Webanwendung entwickelt werden soll.
Zunächst sollen alle Bereiche über einen einfachen Login-Bereich abgesichert werden.
Nur Benutzer mit gültigen Zugangsdaten erhalten einen Zugriff auf die Webanwendung und können dort die Daten einsehen und bearbeiten.
Um Benutzer-Accounts erstellen zu können, wird in das System eine Benutzerverwaltung integriert, die das Erstellen, Bearbeiten und Löschen/Deaktivieren von Benutzer-Accounts ermöglicht.
Hierzu werden verschiedene Rollen wie „User“ und „Administrator“ definiert.
Nur Benutzer mit der Rolle des Administrators können auf die Benutzerverwaltung zugreifen.
Benutzer mit der Rolle des Users haben ausschließlich Zugriff auf die „e-Akte“ und deren Stammdaten.
Voraussichtlich wird sich bei der Erarbeitung der Lösung diese Rollendefinition noch verfeinern.
Der Verwaltungsrat von Kaleido Ostbelgien fordert jedenfalls erhebliche Sorgfalt in Punkto Rechte- und Zugriffsverwaltung, um dem Datenschutz gerecht zu werden. 
Abschließend möchte ich nicht unerwähnt lassen, dass der Fachbereich Informatik im Ministerium zurzeit ein „IT-Konzept für die Schulen der Deutschsprachigen Gemeinschaft“ vorbereitet.
Eine mögliche Beteiligung von Kaleido an dieser Initiative zum Zweck des Aufbaus einer IT-Lösung „e-Akte“ wird derzeit geprüft.
Ende April wird ein Koordinationstreffen zwischen dem Fachbereich Informatik, meinem Kabinett und Kaleido stattfinden, bei dem unabhängig von der Kaleido-internen e-Akte die Frage erörtert werden soll, wie Kaleido an das IT-Konzept der Schulen angebunden werden kann. 
 
Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit.
 
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